Ärenden och handlingar

Kommunen måste registrera och förvara sina allmänna handlingar på ett bra sätt. De ska hållas ordnade så att du som enskild snabbt kan få tillgång till en begärd handling.

Varje myndighet förvarar sina egna handlingar, de finns oftast på myndighetens förvaltning eller som här i Höör på de olika sektorerna. När sektorn inte längre har användning av handlingarna kan de antingen gallras, det vill säga kastas, eller flyttas till kommunarkivet.

Vad är då en myndighet? I tryckfrihetsförordningen 2 kapitel 5 § och offentlighets- och sekretesslagen 2 kapitel 2 § definieras myndighet som riksdag och beslutande kommunal församling. En beslutande kommunal församling är en nämnd, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Det praktiska arbetet med hantering och utlämnande av allmänna handlingar sköts av respektive sektor.

Offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten

Offentlighetsprincipen handlar om att ge dig som enskild insyn i kommunens olika verksamheter. Bland annat genom de ärenden som kommunens tjänstepersoner arbetar med och de beslut som fattas av kommunens olika beslutande församlingar.

Handlingsoffentligheten innebär att du som enskild har rätt att begära ut och läsa kommunens allmänna handlingar. Det innebär även att ingen har rätt att efterforska i vad för uppgift du efterfrågat eller vilken handling du begärt ut. Principen kommer även till uttryck genom den så kallade meddelarfriheten som skyddar de tjänstepersoner på kommunen som lämnar ut uppgifter till massmedia.

Tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen

Huvudregeln om handlingsoffentlighet står i grundlagen, närmare bestämt i andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen, TF. Handlingsoffentligheten har många undantag som regleras i offentlighets- och sekretesslagen, OSL.

Myndigheten kan endast hålla en uppgift i en allmän handling hemlig (det vill säga sekretessbelagd) om det finns en regel i offentlighets- och sekretesslagen som anger att just den typen av uppgift du vill begära fram är för känslig för att lämnas ut. Finns det ingen sådan regel är vi skyldiga att lämna ut uppgiften.

Vad är ett ärende?

Ett ärende utgörs av ett antal handlingar som bildar ett underlag som sedan leder till ett beslut eller en åtgärd. Ärende kan inledas med att en enskild skickar in en ansökan eller anmälan som inkommer till myndigheten. Det kan även vara något som myndigheten själv inleder genom att till exempel ta fram underlag som sedan används i en tjänsteskrivelse som nämnden sedan fattar beslut om. Exempel på ärenden är bidragsärenden, planärenden eller tillståndsärenden.