Informationshantering och arkiv
För att kommunens olika verksamheter ska kunna hantera all den information som kommer in och upprättas behöver den struktureras och hanteras så att inga uppgifter som ska bevaras går förlorade.
Dokumenthanteringsplan
Enligt Arkivlagen 4 § ska varje myndighet upprätta en dokument- och gallringsplan (kallas även dokumenthanteringsplan). Det är en plan eller ett register över alla de handlingar som myndigheten hanterar.
Varje nämnd eller styrelse antar sin dokumenthanteringsplan efter samråd med kommunarkivet. Planen måste följa arkivlagen och andra lagar som reglerar hur allmänna handlingar ska hanteras.
Planen bör innehålla uppgifter om:
- Vilket medium och format som handlingen har när den skapas
- Hur handlingen ska registreras
- Hur handlingen förvaras (fysiskt på papper eller i ett IT-system)
- När handlingar ska levereras till kommunarkivet för slutförvaring
- Om handlingen ska bevaras
- Den ska gallras och i så fall när
- Vilket format och på vilket sätt handlingen ska överlämnas till kommunarkivet för slutförvaring
Längst ner på sidan finns en lista över kommunens olika bolag och nämnders aktuella dokumenthanteringsplaner. Listan kommer att uppdateras efter hand.
Gallring
I arkivlagen 10 § står det att ”allmänna handlingar får gallras” det vill säga de får förstöras. Vid gallring ska myndigheten beakta att de handlingar som återstår ska kunna tillgodose följande:
- Rätten att ta del av allmänna handlingar
- Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
- Forskningens behov
Det är i första hand verksamheterna själva som sköter gallringen. Om myndigheten inte beslutat att en handling får gallras enligt gällande dokumenthanteringsplan eller enskilt gallringsbeslut måste den bevaras.
Arkivbeskrivning
En arkivbeskrivning ger en samlad överblick över en kommunal nämnd eller bolags arkiv och ska enligt Arkivlagen 6 § upprättas. För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet idag och i framtiden är det bra att veta hur organisationen ser ut och vad man kan förvänta sig att det finns i dess arkiv. Beskrivningen av verksamhetens hantering av allmänna handlingar och arkivbeskrivningens utformning regleras i OSL 4 kap. 2 §.
I beskrivningen kan du hitta kortfattad information om:
- Myndighetens eller nämndens organisation, verksamhet och historik.
- Vilka handlingar som tillhör myndighetens eller nämndens kärnverksamhet.
- Register, förteckningar och sökmedel till de allmänna handlingarna.
- Tekniska hjälpmedel som du själv kan använda för att ta del av allmänna handlingar.
- Vilka specifika lagrum som gäller för just den myndigheten eller nämnden.
- Bestämmelser om sekretess och gallring och principer som ligger till grund för dessa.
Arkiv
På varje sektor finns ett eller flera så kallade närarkiv. Där förvarar myndigheten sina handlingar som är aktuella för verksamheten. När handlingarna inte längre är aktuella levereras de till kommunarkivet för slutförvaring.
Vill du ha fram handlingar från ärenden som avslutats senare än tre år tillbaka i tiden kontaktar du den sektor som ansvarar för de handlingar eller uppgifter du vill ha fram. Äldre handlingar förvaras på kommunarkivet. Akter över fastigheter inom kommunen, främst gällande miljöverksamhet, bygglov och ritningar, förvaras på byggexpeditionen respektive miljöexpeditionen.
Om du vill veta mer om kommunarkivet och dess samlingar så finns det mer information under Arkiv och släktforskning.