Om offentlighet, sekretess och diarium

Eftersom kommunens sektorer hanterar en stor mängd allmänna handlingar kan det vara bra att veta hur kommunen går tillväga för att avgöra om du har rätt att ta del av en allmän handling och vad lagen säger vid ordnandet av dessa.

Offentlig handling och sekretess

De flesta handlingar som inkommer till, eller upprättas på en kommunal myndighet är offentliga, vilket innebär att vem som helst får ta del av dem. Vissa typer av uppgifter är dock belagda med sekretess. Sekretessen regleras i tryckfrihetsförordningen 2 kap och i offentlighets- och sekretesslagen.

Är vissa uppgifter i handlingen belagda med sekretess kommer myndigheten som förvarar handlingen att göra en sekretess- och menprövning. Det innebär dels att myndigheten tar reda på om just du har rätt att ta del av handlingen och dels ifall någon annan kommer lida skada eller men ifall du tar del av handlingen.

Det finns även handlingar som är belagda med absolut sekretess vilket innebär att ingen sekretess- och menprövning kommer att göras, det vill säga endast den tjänsteperson som har hand om ärendet får ta del av uppgifterna. Absolut sekretess kan gälla vid exempelvis ett pågående upphandlingsärende.

Diarium och registreringsskyldighet

I offentlighets- och sekretesslagen 5 kap. regleras myndigheternas registreringsskyldighet. Den innebär, förutom de undantag som anges i kapitlets 2-4 §§, att alla allmänna handlingar ska registreras. Registreringsskyldigheten gäller endast handlingar som omfattas av sekretess. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att myndigheten kan fastställa om de kommit in eller upprättats.

Av praktiska skäl diarieför kommunen numera alla sina allmänna handlingar som ska bevaras i ett särskilt ärendehanteringssystem.

En del uppgifter och handlingar registreras i andra verksamhetssystem så som system för fakturahantering eller personalsystem för uppgifter om anställda på kommunen.