Vad är allmän handling?
För att veta vilka handlingar som du kan begära fram kan det vara bra att veta vad som är en allmän handling och inte.
Ett brev, e-post, fotografi, film eller karta är exempel på allmän handling om den är inkommen till kommunen eller upprättad på kommunen.
En handling är inkommen när den anländer till myndighetens, i Höörs fall sektorns, lokaler eller när behörig befattningshavare har fått den i sin hand. Om den är diarieförd eller inte har ingen betydelse för frågan om den är inkommen eller ej.
En handling är upprättad när:
- den framställts eller utarbetats på myndigheten
- den skickats till en privatperson eller annan myndighet, det vill säga har expedierats
- den justerats (till exempel protokoll) eller färdigställts på annat sätt (till exempel en intern arbetsordning)
- ärendet som handlingen tillhör är avslutat, det vill säga när myndigheten bildat sig en slutgiltig uppfattning om ärendet.
Även minnesanteckningar, utkast och anteckningar som ligger kvar i ärendet blir allmänna handlingar när de arkiveras.
Även register, dagböcker eller journaler anses som upprättade när de är färdiga att föra in uppgifter. Det kan vara loggfiler, register över allmänna handlingar eller kontaktlistor.
Vad är inte en allmän handling?
Det finns även post som inkommer till kommunen eller olika typer av material som inte är att anse som allmänna handlingar, enligt TF 2 kap § 11, som är av mindre eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet:
- utkast, kladdar, minnesanteckningar och koncept, det vill säga arbetsmaterial
- statistiska sammanställningar som inte används i ärendet. Dessa ska betraktas som arbetsmaterial.
- det som skickas internt inom nämnden (post som skickas mellan nämnderna är däremot inkommen och är allmän)
- utkast och förslag från annan myndighet
- allmän information från andra myndigheter
- privat post som inkommit via arbetsmail
- avdelningens egna bibliotek
- Statens författningssamlingar
- kommentarer på intranätet
- tidskrifter där kommunen inte är ansvarig utgivare
- oadresserade konferens- och kursinbjudningar
- oadresserad reklam.